La visita no llega a la oficina hasta que la completas en el paso 8. Mientras tanto se queda guardada en tu teléfono: no se pierde, pero nadie la ve. Cierra siempre la visita antes de irte del negocio.
Qué es una visita
Una visita es todo lo que pasa en un negocio: que llegaste, lo que contaste en el anaquel, lo que te compraron, lo que te devolvieron y lo que anotaste. La aplicación lo junta todo en un solo trabajo.
Arriba siempre ves en cuál vas: «Paso 3 de 8 — Pedido», con una barra de rayitas. Avanzas con «Guardar y continuar →», el botón de abajo.
Cómo se empieza
Hay dos caminos y los dos abren lo mismo:
- Desde el Inicio, toca «Crear pedido». Se abre la hoja «¿A quién vas a visitar?». Busca por nombre, RIF o dirección y toca el cliente. Al lado de cada uno ves lo que te debe.
- Desde la Ruta de hoy, toca la parada. Ya sabe a quién vas a visitar.
Si el cliente tiene varias sucursales, la aplicación te pregunta «Qué dirección se visita». Elige la correcta: de ahí sale a dónde se entrega.
Para tomar un pedido hace falta que le hayas dado permiso de ubicación a la aplicación. Si no lo diste, te lo pide y te lleva a Ajustes.
No hace falta que el GPS agarre señal: la visita se abre igual, bajo techo o en un sótano.
Paso 1 — Check-in
Es decir «llegué». La pantalla te muestra el cliente, su dirección de factura y lo que te debe.
Dos cosas se llenan solas y no tienes que esperarlas:
- «Hora de llegada» — la hora de ahora.
- «Tu ubicación» — dice «Se toma sola — no tienes que esperarla».
Toca «Confirmar llegada y continuar».
Si el negocio todavía no tiene su punto marcado en el mapa, sale «Revisar la ubicación del negocio». Márcalo parado en la puerta: es el mejor momento y no lo vas a tener después.
¿El cliente no te va a comprar hoy? Toca «El cliente no compra hoy — ir al cierre» y saltas derecho al paso 8. La visita queda registrada igual.
Sin señal también puedes hacer check-in. Vas a ver «Llegada guardada en el teléfono — se envía cuando haya señal». Sigue trabajando normal.
Paso 2 — Inventario
Aquí cuentas lo que el cliente tiene en su anaquel. No es un pedido: es una foto de cómo está surtido.
Busca el producto y súbele la cantidad con − y +, o toca el número para escribirlo de una vez.
En este paso no hay tope: si el cliente tiene 40 en la repisa, pones 40, aunque el almacén tenga menos. Y aparecen productos que todavía no tienen precio cargado — en el anaquel están igual.
Paso 3 — Pedido
Es el corazón de la visita: lo que el cliente te compra.
- Busca por nombre o por código en la barra de arriba.
- Escanea el código de barras con el botón del cuadrito. Si el código no está en tu lista, te avisa.
- Toca la imagen del producto y se abre su ficha completa.
- Cuando el producto viene en caja, elige la presentación: «UND» o «CAJ24 · 24 uds». El precio y el peso cambian solos.
Debajo de cada producto ves «Disponible: 77 uds». Eso es lo que puedes vender ahora mismo de ese almacén, no lo que hay en el depósito. No puedes cargar más de eso.
Abajo, la barra del Total con su equivalente en bolívares y el peso. Al lado tiene tres botones: armar otro pedido para el mismo cliente, «Pedir autorización por WhatsApp» y «Compartir presupuesto».
El precio que ves es una cotización, no la factura. La oficina vuelve a calcular precios e impuestos cuando recibe el pedido, con los del día en que llega. Si el número cambia, la aplicación te avisa después en Actividad › Pedidos.
Dos mensajes que vas a ver y significan cosas distintas:
- «Total sin impuestos» — todavía no se bajaron los impuestos de esos productos. El pedido se manda igual y la oficina los calcula. Dile al cliente que ese no es el total final.
- «Sin precio», o un producto en cero — ese no se puede enviar. Quítalo del pedido o avisa a la oficina para que le carguen precio.
Paso 4 — Fotos
Fotos del anaquel, de la exhibición, de lo que quieras dejar como prueba de la visita. Toca «Tomar foto» y después «Agregar otra foto». Hasta 5 fotos por visita. Abre la cámara de atrás.
La foto no es obligatoria. La pantalla lo dice: «Sin fotos — paso opcional». Si la cámara de tu teléfono falla o la aplicación se cierra al abrirla, sigue de largo: el pedido, el inventario y la firma se guardan igual y la visita se cierra completa.
Paso 5 — Devoluciones
Mercancía que el cliente te devuelve. Arriba dice «Unidades a devolver».
Súbele la cantidad al producto y se abre, dentro de esa misma tarjeta:
- Los motivos sugeridos — «Producto vencido», «Producto dañado / roto»… Tocas uno y se escribe solo.
- «Motivo (opcional)» — escribe con tus palabras si ninguno sirve. Lo que escribes tú manda.
Más abajo hay «Observaciones (opcional)» para toda la devolución, y puedes tomarle fotos. Si no hay nada que devolver, deja todo en cero y sigue.
La devolución queda en la oficina hasta que la reciban en el almacén. Que la mandes no quiere decir que ya esté recibida. No le prometas al cliente una nota de crédito inmediata.
Paso 6 — Notas
Hay dos notas y van a dos sitios distintos. Es lo más importante de este paso.
| Campo | Quién la lee |
|---|---|
| «Nota interna (solo para la oficina)» | Solo tu analista. El cliente nunca la ve. |
| «Nota del pedido (va en el documento)» | El cliente, impresa en la nota de pedido. |
Arriba de la nota interna tienes frases listas: «Cliente con mercancía», «Con deuda», «Pedido montado», «Volver próx. semana»… Tócalas y se agregan solas. Sirve para no teclear al sol. Igual puedes escribir lo que quieras encima.
Las dos notas no se mezclan nunca. Equivocarse cuesta en las dos direcciones: una observación tuya sobre el cliente impresa en el papel que él lee, o una condición de entrega de la que el cliente nunca se entera.
Paso 7 — Firma
Le pides al cliente que firme con el dedo en el recuadro. Si el espacio queda chico, toca «Firmar en pantalla completa» y el teléfono se acuesta. ¿Quedó mal? «Limpiar firma» y de nuevo.
La firma queda como respaldo de la visita en los registros de la empresa.
La firma tampoco es obligatoria. El paso dice «Firma (opcional)» en el título. Si el cliente no está o no quiere firmar, continúa: la visita y el pedido se mandan completos igual.
Paso 8 — Check-out
Es el «Resumen de visita»: todo lo que armaste, junto, para revisarlo antes de mandarlo. El pedido con su total, base e IVA, las devoluciones, las dos notas, la hora de llegada, la duración de la visita, cuántos productos contaste y cuántas fotos tomaste.
Revísalo con el cliente. Es tu última oportunidad de arreglar algo. Puedes volver atrás con la flecha de arriba.
Cuando esté bien, toca «Completar visita». Si la visita no lleva pedido, el botón dice «Finalizar visita sin pedido». Sale una pregunta final, «¿Completar la visita?», con el detalle de lo que se manda: toca «Sí, completar».
Si te avisa que «NO se envían» unos productos porque salieron del catálogo, léelo antes de confirmar: esos no van a llegar a la oficina y el cliente los está esperando.
Si te sales a mitad de la visita
No pierdes nada. La aplicación guarda sola lo que llevas —las cantidades, las fotos, las notas, la firma— mientras trabajas. No hay botón de guardar.
Cuando vuelvas a abrir ese cliente, te pregunta «Visita en progreso» y te dice en qué paso quedaste. Tienes tres salidas:
- «Continuar la visita» — sigues donde ibas.
- «Crear otro pedido» — empiezas uno nuevo y el guardado queda intacto.
- «Borrar y empezar de cero» — se bota lo que tenías.
Y las encuentras todas en Actividad › Pedidos › «Abiertos». Cada una te dice cuándo la empezaste y en qué paso quedó.
Si una visita lleva horas abierta y nadie tocó el teléfono, al completarla la aplicación te pregunta «Esta visita lleva mucho abierta» y te deja elegir con qué hora cerrarla: la de tu última actividad o la de ahora. Es para que no te quede una visita de cuatro horas que duró veinte minutos.
Qué pasa al completar
Con señal, la aplicación manda la visita y te muestra «¡Visita enviada!». El pedido queda en la oficina, esperando la aprobación de tu analista. Eso es lo normal.
Sin señal la visita se cierra igual. Vas a ver «Tu visita quedó guardada — No hay internet ahora mismo. La mando apenas haya señal». No tienes que hacer nada más: la aplicación la manda sola cuando agarres cobertura, así hayas cerrado la aplicación o apagado el teléfono. Puedes seguir a la siguiente parada tranquilo.
En los dos casos, el pedido lo sigues viendo en Actividad › Pedidos y la devolución en Actividad › Devoluciones. Mientras no haya salido del teléfono dice «Por enviar».
«Enviado» no es «aprobado». Que la visita llegue a la oficina no quiere decir que el pedido ya esté confirmado ni despachado. Eso lo decide tu analista.