«Enviada» no quiere decir «Aprobada». Cuando tocas «Enviar solicitud», el pago le llega a Finanzas y ahí queda esperando. Una persona lo revisa contra el banco y recién entonces se descuenta de la deuda del cliente.
Al cliente dile: «ya lo reporté, Finanzas lo está revisando». No le digas que su factura ya quedó pagada, porque todavía no lo está.
Por dónde se empieza
Hay tres caminos y los tres llegan a la misma pantalla, «Nueva solicitud»:
- El botón «Cobrar» de la pantalla de Inicio.
- La pestaña «Cobranza» de abajo, sub-pestaña «Pagos», y el botón + a la derecha del buscador.
- El botón «Subir pago» de una factura, en Cobranza › Facturas. Así ya entras con el cliente puesto.
El recorrido
- A quién le cobras
Si entraste por «Cobrar» o por el +, la aplicación te pregunta primero. Busca al cliente por nombre o por RIF. Arriba del todo verás su nombre y su RIF, para que confirmes que es el correcto.
- «Cómo te pagaron»
Toca el campo y se abre una lista con los bancos y las cajas. Los bancos en bolívares salen de primero y los de dólares después. Arriba hay un buscador: escribe parte del nombre del banco y la lista se acorta.
- «Monto que recibiste»
Escribe lo que el cliente te entregó, en la moneda del banco que elegiste. Debajo la aplicación te muestra la tasa del día, para que sepas a cuánto equivale.
- «Referencia / Nº depósito»
Es obligatorio — tiene un asterisco. Es el número con el que Finanzas encuentra el pago en el banco. Sin él no puedes enviar.
- El comprobante
Toca «Adjuntar Comprobantes» y toma la foto, o elige la captura que el cliente te mandó. Es la prueba del pago.
- Fotos adicionales
Si hubo más de una transferencia, toca «Agregar» en «Fotos adicionales». Puedes poner hasta tres. Van a la conversación de la solicitud, donde Finanzas las ve.
- A qué facturas se aplica
Más abajo está «Facturas pendientes». Marca las facturas que ese pago cancela y reparte el monto entre ellas. Al final la aplicación te muestra «Total asignado» y «Restante».
Si arriba te sale «Este cliente ya tiene 3 solicitudes sin aprobar», revisa antes de enviar. Puede ser el mismo depósito que ya cargaste.
Lo que sobra queda a favor del cliente
Si recibiste más de lo que aplicaste a las facturas, la aplicación te lo dice antes de enviar, en el renglón «Restante»:
Los $19,00 que sobran no van contra ninguna factura: le quedan al cliente a favor para su próxima compra.
Esa plata no se pierde. Díselo al cliente ahí mismo, que es cuando sirve.
Se puede cobrar sin señal
Si no hay internet, el botón de abajo cambia y dice «Guardar cobranza sin señal». La solicitud se guarda en tu teléfono con todo y foto, y sale sola cuando vuelva la red. No la vuelvas a cargar.
Mientras tanto la vas a ver en Cobranza › Pagos como «Por enviar».
Cómo va tu solicitud
Todas tus cobranzas están en Cobranza › Pagos. Cada una lleva su estado a la derecha:
| Dice | Qué está pasando |
|---|---|
| Por enviar | Está en tu teléfono. Sale sola cuando haya señal. |
| No se pudo enviar | Se intentó varias veces y no salió. Avisa a tu analista. |
| Enviada | Llegó a la oficina. Está esperando que Finanzas la revise. |
| Devuelta | Finanzas encontró algo que corregir. Es tuya otra vez. |
| Aprobada | Listo. Ahora sí se descontó de la deuda del cliente. |
| Cancelada | La oficina la anuló. No se puede tocar. |
Los chips de arriba te dejan filtrar: «Todas» · «En revisión» · «Devueltas» · «Canceladas» · «Aprobadas».
Corregir una solicitud
Puedes corregir una solicitud «Enviada» y una «Devuelta». Toca la solicitud para abrirla y usa «Corregir y reenviar». En la devuelta el botón también sale en la lista, porque es algo que tienes pendiente.
Una solicitud «Aprobada» o «Cancelada» no se puede corregir: ya es un movimiento contable de la oficina.
Y para corregir hace falta señal. No se guarda para después, porque mientras tanto la analista pudo haberla tomado.
Al corregir verás el comprobante que ya mandaste. Si no adjuntas uno nuevo, se conserva ese. Solo vuelve a fotografiar si el problema era el comprobante.